Vijf goede redenen om papierloos te gaan in uw bestuurskamer
Met de verdergaande professionalisering van bestuurswerk vindt de boardportal zijn natuurlijke plaats in de bestuurskamer. Ongeveer 75 procent van de beursgenoteerde bedrijven in Scandinavië hebben een boardportal en steeds meer kmo’s ontdekken ook de voordelen van digitalisering op bestuursniveau.
Houdt u zich nog steeds afzijdig?
Hier zijn vijf goede redenen om uw bestuurspapieren over te schakelen naar een boardportal:
Efficiëntie
In veel opzichten is een boardportal een alles-in-één-oplossing die kan worden ingezet voor activiteiten vóór, tijdens en na vergaderingen.
Andere kenmerken die de boardportal tot een efficiënt bestuursinstrument maken, omvatten:
- Annotaties: Markeer, teken en maak aantekeningen net zo gemakkelijk als op papier. Deel uw notities snel en veilig
- Archief: Alle documenten op één locatie, gedigitaliseerd en doorzoekbaar
- Offline modus: Blijf werken, zelfs zonder internettoegang, wat handig is wanneer u onderweg bent
- Ondertekening: Elektronische ondertekening van bestuursnotulen
- Stemmen: Snel op te zetten en individuele stemmen te noteren
Bestuursleden willen papierloos worden
Elk jaar voert Admincontrol een grote klantenenquête uit onder hun meer dan 80.000 gebruikers, van wie de meeste bestuursleden zijn. In een van de vragen moeten de respondenten de grootste voordelen aangeven van het gebruik van een boardportal. Jaar na jaar gaat de hoogste score naar de mogelijkheid om papiervrij te werken, gevolgd door directe toegang tot documenten ongeacht tijd en plaats.
Tijdsbesparing
Traditionele verspreiding van bestuursdocumenten per e-mail of briefpost kan tijdrovend zijn. Overschakelen op een board portal levert een aanzienlijke tijdsbesparing op.
Sommige Admincontrol-klanten hebben de tijd die ze besteden aan het verspreiden van bestuursdocument teruggebracht van acht uur naar 30 minuten door over te schakelen op een boardportal.
Deze bedrijven vertrouwen ons – dat kunt u ook doen.
Milieuvriendelijk
Stel u gewoon de stapel papieren voor die ontstaat na een bestuursvergadering, vermenigvuldigd met het aantal bestuursleden, en vervolgens met het aantal vergaderingen in een jaar. Er is geen twijfel dat de overstap naar een papierloos bestuur een ecovriendelijk initiatief is.
Wanneer u de optie toevoegt om de portal te gebruiken voor andere comités en werkgroepen, voor communicatie met externe accountants, en intern binnen het uitvoerend management en andere divisies die een veilige portal voor distributie en interactie vereisen, zoals HR en boekhouding, zijn de milieuvoordelen aanzienlijk.
Beveiliging
Bestuurspapieren behoren tot de meest gevoelige documenten van het bedrijf, en ze verliezen kan ernstige gevolgen hebben. De traditionele verspreiding en opslag van bestuursdocumenten is veilig noch efficiënt. Maar een boardportal verhoogt de veiligheid tot een niveau dat past bij de werkzaamheden van het bestuur.
Een boardportal omvat deze beveiligingsmechanismen:
- Verwijdering van de app en inhoud na vijf mislukte inlogpogingen of als het apparaat kwijtraakt
Toegangscontrole, traceerbaarheid en activiteitregistratie - Gecodeerde gegevensoverdracht
- Ondersteuning voor inloggen van elektronische ID en twee-factoren-SMS