Styrelsearbete i coronatider: Vad styrelsen behöver ha på agendan hösten 2020

Styrelsearbetet har sett en omvälvning sedan Covid-19-pandemin bröt ut för i början på året. Den allmänna åsikten är att vi är på väg mot ett nytt normalläge, som sätter nya krav på arbetsrutiner för både företag, ägare och anställda.

Blogginlägg av Toril Nag, Execeutive Vice President, Lyse AS

Nu i november är det åtta månader sedan flera länder stängdes ned på grund av coronapandemin. Sedan dess har både invånare och företag gått igenom en dramatisk omställning av vardagen. Vi har fått tänka och agera på nya sätt både hemma och – när landet så smått öppnades igen – på jobbet och i skolan. Många företag tvingades stänga ned och flera har varit eller är permitterade. Vissa får aldrig tillbaka det jobb de hade i mars. Arbetstider, arbetsplatser och arbetsformer har vänts upp och ned.

Hur är det med styrelserna?

Men hur är det med styrelserna? Gör styrelserna samma saker som tidigare? Eller behöver vi också inse att vi är på väg mot ett nytt normalläge, där några av de krisaktiviteter de flesta styrelser vidtog direkt faktiskt är något vi ska fortsätta med framöver?

Styrelsearbetet förändras: digitala styrelsemöten är det nya normala

Styrelsemöten på distans och digitalt fungerade så pass bra under våren att många väljer att behålla formatet åtminstone för en del av mötena, eller för delar av mötesdeltagarna. Den nya mötesformen minskar behovet av resor och kan också förändra rytmen genom att heldagsmöten fysiskt i vissa fall ersätts av ett par kortare digitala möten. De styrelser som inte redan hade infört digitala verktyg för kallelser, dokumentdelning, kommunikation och undertecknande av protokoll blev till sist tvungna att stiga på det digitala tåget.

Många anser att omställningen innebar en förbättring och en förenkling. Naturligtvis är behovet av att mötas fysiskt fortfarande stort – men kombinationen av digitalt och fysiskt har blivit det nya normala i flertalet styrelser.

Vill du se hur din styrelse kan arbeta digitalt med en säker styrelseportal?

Styrelsearbete: men i övrigt gör väl styrelserna samma sak som tidigare?

Bolagsstyrelser fick samla sig snabbt när pandemin slog till för att reda ut effekterna och konsekvenserna på verksamheten. Hur skulle folk arbeta? Vad hände med kunderna? Kan vi leverera våra varor och tjänster?

Har vi rätt verktyg för våra anställda att göra jobbet och för att bibehålla en någorlunda nivå? Kommer vi att överleva? Det var frågor som låg på bordet för väldigt många styrelser under våren.
Situationen drabbade naturligtvis företagen väldigt olika. Restauranger och turism har ställts inför stora utmaningar. Telekom- och IT-företag har däremot i många delar sett en ökad efterfrågan.

Men nu – när samhället befinner sig i ett nytt normalläge och där förutsättningarna dramatiskt har förändrats för många företag– är det tre saker som styrelserna hösten 2020 bör ha högt upp på dagordningen:

Tre saker som styrelserna ska ha högt upp på dagordningen hösten 2020:

Digital omvandling

Det första – och självklara – är digital omvandling. Den digitala utvecklingen har de flesta företag gått igenom, men kriser innebär också möjligheter till förändring. Nya digitala värdekedjor börjar faktiskt ta skruv – eftersom samhället måste ha dem. Beställning på restauranger med QR-kod, mobil direktbetalning och ökad användning av videokonferenslösningar har kommit att stanna. Detsamma gäller för ökade möjligheter att både beställa livsmedel via internet, och även kontaktfri leverans hem. Styrelsen behöver se kraften i denna typ av förändring, och förhålla sig till detta ännu mer aktivt.

Ändrad kostnadsbas

Det andra uppenbara är en förändrad kostnadsbas och kostnadseffektivisering. De allra flesta var under våren, och är fortfarande, oroade över hur restriktionerna i samhället drabbar sina verksamheter. Saker och ting kommer inte att förbli detsamma som tidigare och detta måste medföra att styrelsen ser med nya ögon på företagets kostnadsbas. Inte minst mot bakgrund av den digitala omvandlingen

Förändrat kundbeteende och kundbehov

Det tredje –och kanske viktigaste – är kundernas beteende och behov. Det som driver på social förändring är teknik, förordningar och vad folk vill betala för. Inget är som en kris när det gäller att påverka människors beteende. Vad betyder det för företaget att folk går ut i mindre utsträckning och istället handlar mer mat på nätet? Vad betyder det för oss att många hem inrättats så att mamma och pappa kan arbeta hemifrån? Vad betyder det för vår verksamhet att intresset för ”hemester” är otroligt högt

Stort behov av att göra saker på andra sätt

Vissa kanske tror att de förändrade kundpreferenserna kommer återgå till hur det en gång var, mycket tyder på att det inte kommer göra det. Människor föredrar oftast det som är enklast – om erbjudandet är lika bra som tidigare. Och förbättringen av de digitala värdekedjorna som uppfyller människors behov – från beställning och betalning till leverans – accelererade och fulländades genom pandemin. Kunder som tidigare inte såg nyttan av att ändra sitt beteende fick plötsligt ett stort behov av att göra saker och ting på andra sätt. Och när många kräver en förenkling sker förändringar med stor kraft.

Teknikens möjligheter är en nödvändig, men inte tillräcklig, förutsättning för förändring. Förutom bra lösningar måste kunderna vilja och kunna använda tekniken. Som regel måste de lockas och lära sig – men det som hela fotbollslag av konsulter och marknadsförare skulle behövt flera år för, lärde viruset oss på några veckor. Helt nya grupper använder teknik för helt andra saker än före pandemin, och det hände i rekordfart. Mer än någonsin, måste styrelser ha radarn på och stödja och utmana företag till att ha ännu närmare kontakt med sina kunder och deras nya förändrade beteendemönster. Dessa går nog inte över även om själva pandemin gör det.