Het perfectioneren van virtuele bestuursvergaderingen met continue verbetering

Er is veel gezegd in de afgelopen maanden over hoe besturen de verschuiving van face-to-face vergaderingen beheren naar een toekomst die waarschijnlijk zal worden gedomineerd door virtuele vergaderingen

We hebben zelf over dit onderwerp geschreven waarbij we wijzen op verschillende manieren waarop u veilig kunt blijven en goed georganiseerde vergaderingen kunt organiseren die productief zijn.

Dit is echter geen statische situatie. Het is belangrijk dat u zich als bestuurslid, secretaris of senior leider de manier waarop u werkt wilt blijven ontwikkelen om u te helpen aan te passen aan snel veranderende tijden. 

Om dit mogelijk te maken is het misschien de moeite waard om een mentaliteit van ‘continue verbetering’ aan te nemen om ervoor te zorgen dat u in de best mogelijke positie bent om goede beslissingen te nemen over de toekomst en om binnen de lijnen te blijven.

Hier is onze kijk op hoe dit voor u kan werken.

5 principes die u zullen helpen door te gaan met verbeteren

Als u bekend bent met Lean, Kaizen of Six Sigma weet u al iets over de principes achter het idee van continue verbetering. Het zijn methodologieën die veel worden gebruikt door bedrijven over de hele wereld om stapsgewijze verbeteringen aan te brengen in processen en producten. Er is veel geschreven over het onderwerp en in detail, maar voor onze doeleinden hier hoeven we alleen maar rekening te houden met de vijf kernprincipes van continue verbetering die u zullen helpen om een nieuwe manier van werken te ontwikkelen.

Principe 1 – Verbeteringen zijn gebaseerd op kleine veranderingen, niet op ingrijpende veranderingen in denken

Dit eerste principe van continue verbetering moet bemoedigend zijn, het betekent dat u zich geen zorgen meer hoeft te maken over grote verschuivingen! Dat hebt u al gedaan door over te stappen van papieren processen en vergaderingen naar online samenwerking en video. U denkt nu alleen maar na over de details en waar u zich kunt verbeteren in wat u al begonnen bent.

Acties die u kunt ondernemen op basis van dit principe:

• Begin met het implementeren van een overzicht van de systemen voor virtuele vergaderingen die u hebt geïmplementeerd. Stel uzelf en het bredere team de volgende vraag: “Gebruiken we de functionaliteit correct en zijn er manieren om de tools die we hebben efficiënter te gebruiken?”

Principe 2 – Ledereen heeft waardevolle ideeën

Het continue verbetermodel is gebaseerd op het idee dat iedereen binnen een team of organisatie input kan hebben in hoe processen werken. In de context van hoe besturen werken betekent dit dat niemand aan de zijlijn moet staan en het nieuwe proces rond virtuele vergaderingen gewoon maar laat gebeuren. Iedereen zou input moeten hebben. Niet alleen de secretaresses die verantwoordelijk zijn voor het opzetten van vergaderingen, maar ook alle directeuren, voorzitters en senior managers.

Acties die u kunt ondernemen op basis van dit principe:

• Implementeer een systeem (of gewoon een eenvoudige online ideeënbus) waarmee alle deelnemers pijnpunten kunnen opnemen met de huidige processen (en natuurlijk suggesties om ze te verbeteren)

Principe 3 – U streeft ernaar processen te verwijderen en te stroomlijnen in plaats van ze uit te breiden

Continue verbeteringsmodellen leveren kleine veranderingen op die zonder veel kosten kunnen worden bereikt. Dit komt omdat veel ideeën betrekking hebben op het elimineren van delen van processen, in plaats van ze uit te breiden. Post Covid-19 hebben we al gezien dat besturen de grootte van bestuurspakketten verminderen om gefocust te blijven tijdens virtuele vergaderingen. Dit heeft tijd en ook papier bespaard. Er zouden veel meer mogelijkheden voor besturen kunnen zijn om afval te verminderen en de efficiëntie te verbeteren en het meeste uit ieders kostbare tijd te halen.

Acties die u kunt ondernemen op basis van dit principe:

• Rapporteer terug naar bestuursleden over verbeteringen die tot nu toe zijn aangebracht en moedig verdere suggesties van alle partijen aan over hoe afval verder kan worden geëlimineerd.

Principe 4 – Verbetering is gebaseerd op continue feedback

Constante feedback is een ander cruciaal onderdeel van het continue verbeteringsmodel. Wanneer u een verbetering begint uit te voeren die door iemand in uw team wordt voorgesteld, is het een goed idee om de feedback van iedereen te verzamelen over hoe het voor hen werkt, suggesties te krijgen voor verdere verbeteringen en indien nodig verdere aanpassingen aan te brengen. Iedereen blijft betrokken, en niets wordt gepresenteerd als een voldongen feit.

Acties die u kunt ondernemen op basis van dit principe:

• Alle partijen die betrokken zijn bij het opzetten en deelnemen aan vergaderingen in staat stellen feedback te geven over eventuele verbeteringen in de processen die u implementeert; als u een veilig deelplatform zoals Admincontrol gebruikt, is dit eenvoudig uit te voeren en kunt u al uw gesprekken beveiligen.

Principe 5 – Verbetering moet altijd meetbaar zijn

Om echte verbetering te bereiken, moet u de impact van uw acties meten en terugkoppelen naar alle betrokkenen. Als u bent begonnen met het produceren van veel kortere bestuurspakketten, en snellere en meer gerichte online vergaderingen hebt, zeg het. Als besturen deze cijfers kunnen zien en wat ze bereiken, zullen ze zeker worden aangemoedigd om door te gaan met het bijdragen aan eventuele verdere verbeteringen die in de toekomst kunnen worden aangebracht.

Acties die u kunt ondernemen op basis van dit principe:

• Stel KPI’s in en meet de impact van eventuele wijzigingen die u hebt aangebracht, vooral wanneer deze wijzigingen hebben geleid tot tijdwinst, lagere kosten, meer gerichte en snellere besluitvorming en strategiegoedkeuringen.

Afsluitende gedachten

Door gebruik te maken van videoconferencing en veilige platformen hebben besturen veel voordelen opgeleverd in het kielzog van Covid-19. In de weg die voor ons ligt is er ruimte om verdere voordelen te boeken door te bekijken wat er nog meer kan worden verbeterd om organisaties te helpen een stabiele en welvarende langetermijntoekomst veilig te stellen.

Raadpleeg voor meer informatie over dit onderwerp De digitale gewoonten voor veerkrachtige besturen: een gids voor 2021 en daarna.