5 prinsipper som bidrar til forbedringer av virtuelle styremøter

Mye har blitt sagt de siste månedene om hvordan styrer kan håndtere endringen fra personlige møter til en fremtid som sannsynligvis kommer til å preges av virtuelle møter.

Admincontrol har tidligere skrevet en bloggpost om dette temaet, og da har vi pekt på flere metoder for å holde sikre, produktive og velorganiserte virtuelle møter.

Dette er imidlertid ikke en statisk situasjon. Det er viktig at du som styremedlem, sekretær eller toppleder, stadig utvikler måten du jobber på for å tilpasse deg til en tid med raske endringer. 

Da kan det være nyttig å etablere en vane med å tenke på «kontinuerlig forbedring» for å sikre deg et best mulig utgangspunkt for å overholde kompatibilitetskrav og å kunne ta gode beslutninger i fremtiden.

Her er vårt forslag til hvordan det kan fungere for deg.

5 prinsipper som kan bidra til stadige forbedringer

Hvis du er kjent med prinsippene Lean, Kaizen eller Six Sigma, vet du allerede noe om prinsippene bak tanken om kontinuerlig forbedring. Denne metodikken er utbredt blant virksomheter verden over for å oppnå trinnvise forbedringer av prosesser og produkter. Mange har skrevet mye og detaljert om temaet, men her og nå trenger vi bare å vurdere de fem kjerneprinsippene om kontinuerlig forbedring som vil hjelpe deg med å utvikle den nye måten du jobber på.

1. Forbedringer er basert på små endringer, ikke paradigmeskifter

Dette første prinsippet for kontinuerlig forbedring er forhåpentligvis oppmuntrende. Det betyr at du ikke lenger trenger å bekymre deg for store omveltninger! De har du allerede gjort ved å gå fra papirbaserte prosesser og møter til nettbasert samarbeid og videomøter. Nå tenker du bare på detaljene og hvor du kan forbedre det du allerede har startet med.

Tiltak du kan gjennomføre ut fra dette prinsippet:

• Start med å foreta en gjennomgang av systemene du har implementert for virtuelle møter. Still deg selv og teamet følgende spørsmål: «Bruker vi funksjonaliteten på riktig måte, og finnes det måter vi kan bruke verktøyene mer effektivt på?»

2. Alle ideer er verdifulle

Modellen for kontinuerlig forbedring er basert på tanken om at alle i et team eller en organisasjon kan komme med gode bidrag. I forbindelse med styrearbeid betyr dette at ingen bør være passive og la de nye prosessene rundt virtuelle møter utvikles fritt. Alle kan bidra med sine synspunkter. Ikke bare sekretærene som har ansvar for å konfigurere møtene, men også direktører, styreledere og toppledere.

Tiltak du kan gjennomføre ut fra dette prinsippet:

• Etablere et system (eller ganske enkelt en nettbasert forslagskasse) hvor alle deltakerne kan registrere feil i de gjeldende prosessene (eller, selvfølgelig, komme med forslag til forbedringer)

3. Du prøver å fjerne og strømlinjeforme prosesser fremfor å bygge videre på dem

Modeller for kontinuerlig forbedring leverer små endringer som kan oppnås uten store utgifter. Dette skyldes at mange ideer involverer at deler av prosessene fjernes i stedet for at det bygges videre på dem. Etter Covid-19 har vi allerede sett hvordan styrer reduserer størrelsen på styrepakkene for å kunne bevare fokuset under virtuelle møter. Dette har også redusert papirmengden og vært tidsbesparende. Det finnes kanskje flere muligheter hvor styrene kan redusere sløsingen, bedre effektiviteten og få mest mulig ut av alles verdifulle tid.

Tiltak du kan gjennomføre ut fra dette prinsippet:

• Rapporter tilbake til styremedlemmer om forbedringer som er gjort så langt, og oppmuntre til flere forslag fra alle partene om andre måter sløsing kan elimineres på.

4. Forbedring er basert på kontinuerlig tilbakemelding

Kontinuerlig tilbakemelding er en annen avgjørende komponent i modellen for kontinuerlig forbedring. Uansett når du skal gjennomføre en forbedring som noen i teamet ditt har foreslått, er det lurt å først samle inn tilbakemeldinger fra alle om hvordan det fungerer for dem, hente inn forslag til flere forbedringer og gjøre de justeringene som måtte være nødvendig. Dermed bevares engasjementet og man unngår at noe presenteres som en avgjort sak.

Tiltak du kan gjennomføre ut fra dette prinsippet:

• Gi alle de involverte partene myndighet til å angi og delta på møter for å gi tilbakemeldinger om alle prosessforbedringene du implementerer. Hvis du bruker en sikker delingsplattform som Admincontrol, blir dette enklere å gjennomføre samtidig som alle samtaler er sikre.

5. Forbedringer må alltid være målbare

Virkelig forbedring kan oppnås ved å måle effekten av tiltakene og formidle resultatet tilbake til alle som er involvert. Hvis du har begynt å lage færre styrepapirer, og det har resultert i raskere og mer fokuserte nettmøter, si det. Hvis styrene får se disse tallene og hva de har oppnådd, vil det sannsynligvis være en oppmuntring til å bidra til enda flere forbedringer.

Tiltak du kan gjennomføre basert på dette prinsippet:

• Angi KPI-er og mål effekten av endringer du har gjort, spesielt når disse endringene har ført til tidsbesparelser, reduserte kostnader, mer fokus samt raskere beslutninger og strategigodkjenninger.

Avsluttende tanker

Ved å bruke videokonferanser og sikre delingsplattformer har styrene oppnådd mange fordeler i kjølvannet av Covid-19. Fremover er det rom for å høste mer gevinst ved å se på flere forbedringsmuligheter som kan gi organisasjonene en stabil og velstående langsiktig fremtid.

Hvis du vil vite mer om dette, foreslår vi Digitale vaner i robuste styrer: en veiledning for 2021 og senere.