5 goda skäl att välja bort pappershanteringen i styrelserummet

I takt med att styrelsearbetet blir allt mer professionaliserat är styrelseportalen på god väg att få en självklar plats i styrelserummet. I Norge har ungefär hälften av landets börsnoterade bolag idag en styrelseportal, och allt fler små och medelstora företag upptäcker fördelarna med en digital lösning på styrelsenivå.

Fortfarande tveksam?

Här är fem goda skäl att ersätta pappershanteringen med en styrelseportal:

Säkerhet

Styrelsedokumenten tillhör företagets mest känsliga dokument, och kommer de i orätta händer kan det få allvarliga konsekvenser. Traditionell distribution och lagring av styrelsedokument är varken säkert eller effektivt. Med en styrelseportal lyfts däremot säkerheten till en adekvat nivå

I en styrelseportal finns bland annat dessa säkerhetsfunktioner:

  • Radering av app och innehåll efter fem misslyckade inloggningsförsök, samt vid borttappad iPad
  • Åtkomstkontroll, spårbarhet och aktivitetslogg
  • Krypterad kommunikationskanal
  • Stöd för inloggning via Touch ID

Tidsbesparing

Traditionell distribution av styrelsedokument via e-post eller vanlig post kan vara tidskrävande. Det finns en hel del tid att spara genom att byta till en styrelseportal.

Admincontrol har kunder som minskat tiden de ägnar åt att skicka ut styrelsedokument från åtta timmar till 30 minuter efter att de bytt till styrelseportal.

Effektivitet

En styrelseportal är på många sätt en allt-i-ett-lösning där både för- och efterarbetet för styrelsen hanteras, samt själva styrelsemötet genomförs.”

Andra funktioner som gör styrelseportalen till ett effektivt verktyg:

  • Anteckningar: markera, rita och anteckna papperslikt, samt dela anteckningarna snabbt och säkert
  • Arkiv: alla dokument på ett ställe, digitalt och sökbart
  • Offlineläge: jobba oavsett tillgång till internet, praktiskt bland annat under resa
  • Signering: elektronisk signering av styrelseprotokoll
  • ‘Röstning: det går snabbt att anordna enkla omröstningar

Miljövänligt

Föreställ dig bunten papper som följer med till ett styrelsemöte, multiplicera det med antalet styrelseledamöter och styrelsemöten under året. Det är knappast något tvivel om att ett byte till en pappersfri styrelse gynnar miljön.

När det dessutom går att använda portalen till andra kommittéer och utskott, för kommunikation med revisorer, ledningsgruppen och andra avdelningar till exempel HR och ekonomiavdelningen, så blir miljövinsten avsevärd.

Styrelseledamöterna vill arbeta pappersfritt

Admincontrol genomför årligen en stor kundundersökning där mer än 2 000 styrelsemedlemmar deltar. En av frågorna handlar om de största fördelarna med att använda en styrelseportal. År efter år är det möjligheten att arbeta pappersfritt som får högst poäng, följt av att alltid ha tillgång till sina dokument när som helst och var som helst.

Styrelseledamöterna har sagt sitt – vad väntar du på?

Genvägar