5 gode grunde til at blive papirløse i bestyrelseslokalet

I takt med, at bestyrelsesarbejdet bliver mere og mere professionaliseret, er bestyrelsesportalen i færd med at finde sin naturlige plads i bestyrelseslokalet. Omkring 75 procent af de børsnoterede selskaber i Norden har en bestyrelsesportal, og stadig flere små og mellomstore selskaber opdager også fordelene ved, at gå digitalt på bestyrelsesniveau.

Overvejer du stadig, hvad du skal gøre? Her er fem gode grunde til at udskifte bestyrelsespapirerne med en bestyrelsesportal:

Sikkerhed
Bestyrelsesdokumenter er nogle af de allermest følsomme dokumenter, virksomheden har. Hvis de kommer i de forkerte hænder, kan det få alvorlige konsekvenser. Traditionel distribution og opbevaring af bestyrelsespapirer er hverken sikkert eller effektivt.  En bestyrelsesportal hæver derimod sikkerhedsniveauet til det niveau, der er passende for bestyrelsen.

En bestyrelsesportal har blandt andet følgende sikkerhedsmekanismer:

• Sletning af app og indhold efter fem mislykkede logonforsøg og ved tab af iPad
• Adgangskontrol, sporbarhed og aktivitetslog
• Krypteret kommunikationskanal
• Mulighed for at logge ind med Touch ID

Tidsbesparelser
Traditionel distribution af bestyrelsesdokumenter, via e-mail eller post, kan være tidskrævende. Der er meget tid at spare på at skifte til en bestyrelsesportal.

Admincontrol har kunder, der har reduceret den tid, de bruger på at udsende bestyrelsesdokumenter, fra otte timer til 30 minutter efter at have skiftet til bestyrelsesportal.

Effektivitet
En bestyrelsesportal er på mange måder en alt-i-en-løsning, hvor både for- og efterarbejde i forbindelse med bestyrelsesmødet administreres, og hvor selve bestyrelsesmødet afholdes.

Andre funktioner, der er med til at gøre bestyrelsesportalen til et effektivt værktøj i bestyrelsesarbejdet:

• Annotering: Markér, tegn og tag noter, lige så let som på papir. Del noterne hurtigt og sikkert
• Arkiv: Alle dokumenter på ét sted, digitalt og søgbart
• Offlinetilstand: Arbejd videre uafhængigt af internetadgang – praktisk bl.a. på rejser
• Signering: Elektronisk signering af referater fra bestyrelsesmøderne
• Afstemning: Det er hurtigt at konfigurere og gennemføre enkle afstemninger

Miljøvenlig
Forestil dig bunken af sagspapirer, der følger med et bestyrelsesmøde, gang det med antallet af bestyrelsesmedlemmer og med antallet af bestyrelsesmøder i løbet af året. Der er klart, at det at gå over til papirløst bestyrelsesarbejde er godt for miljøet.

Når du derudover kan bruge portalen ind mod andre udvalg og komitéer, til kommunikation med ekstern revisor, internt i ledergruppen og i andre interne afdelinger, som har brug for en sikker portal til distribution og interaktion, HR og regnskab, bliver miljøgevinsten stor.

Bestyrelsesmedlemmerne vil arbejde papirløst
Admincontrol gennemfører hvert år en stor kundeundersøgelse, hvor mere end 2000 bestyrelsesmedlemmer deltager. I et af spørgsmålene anmodes respondenterne om at fremhæve de vigtigste fordele ved at bruge en bestyrelsesportal. År efter år er det muligheden for at arbejde papirløst, der scorer højest, efterfulgt af altid at have adgang til sine dokumenter, uanset tid og sted.

Bestyrelsesmedlemmerne har talt – hvad venter du på?