Sådan administrerer du en stadigt mere fjernbaseret organisation
I kølvandet på Covid-19 overvejer de fleste virksomheder ikke en tilbagevenden til kontoret i større omfang før 2021. Mange organisationer overvejer også at ændre den måde, de arbejder på, permanent. De ønsker at give medarbejderne mere fleksibilitet til at booste moralen, øge produktiviteten og reducere kontorudgifter og ejendomsudgifter på samme tid.
Medarbejderne er åbne over for ideen. Ifølge den seneste forskning[1] siger ni ud af ti medarbejdere, der har arbejdet hjemme under Covid-19-krisen, at de gerne vil fortsætte med at gøre det i større eller mindre omfang.
Massebevægelsen mod fjernarbejde er kommet for at blive. Derfor skal bestyrelserne nu overveje, hvordan dette vil påvirke den måde, de vurderer resultater og risici på.
Her er vores oversigt over de vigtigste punkter, du bør overveje for at sikre, at overgangen til fjernarbejde og spredte arbejdssteder bliver en succes.
Sørg for, at der er en klar langsigtet strategi
Det første, bestyrelserne skal gøre, er at lave en intern gennemgang af de hurtige reaktive ændringer, der er foretaget i arbejdspraksisser og -politikker. Organisationer har opnået meget med fjernarbejde og virtuelt arbejde på kort tid. Det betyder ikke, at det, der er på plads nu – og som sandsynligvis er blevet opbygget ad hoc – skal være fremtidens fundament. Bestyrelser skal sikre, at både politikker og systemer har proaktivt fokus på fremtidige mål for at gøre fjernarbejde muligt på langt sigt.
Vurder indvirkningen på mennesker og kultur
Bestyrelser skal overveje den langsigtede indvirkning, som fjernarbejde vil have på virksomhedskultur og medarbejdere. Fjernarbejde giver bekvemmelighed og effektivitet, men det kan føre til en udhuling af medarbejdernes mentale sundhed og velbefindende. De langsigtede virkninger af fjernarbejde på arbejdskraften i stor skala er ganske enkelt ikke kendt endnu.
For at hjælpe med at løse dette bør bestyrelserne som minimum bede om regelmæssige undersøgelser af medarbejdernes trivsel for at hjælpe dem med at vurdere mentale sundhedsrisici som en del af regelmæssige præstationsevalueringer.
Gøre sikkert produktivt arbejde til en prioritet
Som en del af den igangværende proces med risikovurdering skal bestyrelserne også se på sikkerheds- og compliance-problemer i forbindelse med fjernarbejde. Det handler ikke kun om it – der skal være politikker på plads for at sikre, at fjernarbejde kan lade sig gøre og er i overensstemmelse med den sektor, som organisationen opererer i. Bestyrelser bør regelmæssigt gennemgå disse politikker for at sikre, at de kombinerer robusthed med medarbejdernes frihed til at arbejde på fjernbasis uden barrierer.
Føre tilsyn med omkostningsstyring og reinvestering
Et af de store løfter om fjernarbejde er, at det vil gøre det muligt for organisationer at reducere deres faste udgifter og spare betydelige beløb ved at skære ned på deres ejendom. Vi er ved at se, hvordan dette udspiller sig på globalt plan – så det vil være bestyrelsernes opgave at føre tilsyn med, hvordan pengene spares, hvor de skal reinvesteres for at støtte mennesker og andre afbalanceringsforanstaltninger. Næste år bliver sandsynligvis det vigtigste i de fleste organisationers historie, hvor der skal træffes kritiske beslutninger for at sikre fremtiden på lang sigt. Der vil ikke være basis for at skære ned på omkostningerne for omkostningsbesparelsernes skyld
Gå foran med ledelse fra bestyrelseslokalet
I sidste ende er det ikke til megen nytte, hvis en del af en organisation bruger eksterne og digitale måder at arbejde på, hvis en anden ikke gør det. Bestyrelser – som traditionelt har været afhængige af papirbaserede processer og møder ansigt til ansigt – er nødt til at tage hensyn til dette og indføre samarbejdsteknologier, der kan hjælpe dem med at gennemføre alle deres møder, processer og interaktioner med sekretærer og lederteams virtuelt. Det er nødvendigt for det miljø, som vi alle arbejder i lige nu. Det vil bidrage til at fremskynde beslutningen i en tid, hvor tiden er afgørende. Vigtigst er, at det vil give bestyrelsen mulighed for fuldt ud at forstå fjernarbejde, som nu er virkelighed for alle andre.
Hvis du gerne vil læse mere om, hvordan bestyrelser reagerer på og fører deres organisationer gennem omskiftelige tider, anbefaler vi Bestyrelseslokalet i 2021: Fem tendenser, som bestyrelser skal reagere på nu.
[1] WISERD, Hjemmearbejde i Storbritannien: Før og under lockdown i 2020, 2020