Hallituksen kokoukset paperittomiksi: Viisi hyvää syytä siirtyä paperittomaan hallitustyöskentelyyn
Koska hallituksen työskentelystä on tulossa koko ajan yhä ammattimaisempaa ovat hallitusportaalitkin löytämässä luonnollisen paikan hallitustyöskentelyssä. Norjassa noin puolella kaikista pörssiin listautuneista yrityksistä on käytössään hallitusportaali, ja yhä useammat pienet ja keskisuuret yritykset ovat havainneet digitaalisuuteen siirtymisen edut hallituksen tasolla.
Epäiletkö edelleen hallitusportaalin hyötyjä? Tässä on viisi hyvää syytä siirtää hallituksen asiakirjat hallitusportaaliin:
Tietoturva
Hallituksen paperit ovat yrityksen arkaluonteisimpia asiakirjoja. Niiden kadottamisella on lähes aina vakavia seurauksia. Perinteinen hallitusasiakirjojen jakelu ja tallennus ei ole suojattua eikä tehokasta. Hallitusportaali tehostaa kuitenkin suojausta tasolle, joka sopii hallituksen työskentelyyn.
Hallitusportaalissamme on seuraavia suojausmekanismeja:
- Sovelluksen ja sisällön poistaminen viiden epäonnistuneen sisäänkirjauksen jälkeen tai jos laite on kadonnut
- Pääsyn valvonta, jäljitettävyys ja tapahtumien lokikirjaukset
- Salattu viestintäkanava
- Sisäänkirjautuminen iPadin Touch ID:llä
Ajansäästö
Perinteinen hallituksen asiakirjojen jakelu sähköpostitse tai kirjeitse voi olla aikaa vievää. Siirtyminen hallitusportaaliin tarjoaa merkittäviä ajansäästöjä.
Jotkut asiakkaamme ovat pystyneet vähentämään hallitusasiakirjojen jakeluun käytettyä aikaa kahdeksasta tunnista 30 minuuttiin siirtymällä hallitusportaaliin käyttöön.
Tehokkuus
Hallitusportaali on monella tavalla kokonaisratkaisu, jonka avulla huolehditaan kokousta edeltävistä ja sen jälkeisistä toiminnoista sekä itse kokouksesta.
Muita toimintoja, jotka tekevät hallitusportaalista tehokkaan hallitustyöskentelyn resurssin, ovat:
- Kommentit: Teet merkintöjä, piirrät ja teet muistiinpanoja yhtä helposti kuin paperilla. Jaat muistiinpanojasi nopeasti ja suojatusti
- Arkistointi: Kaikki asiakirjat yhdessä paikassa digitoituina ja hakukelpoisina
- Offline-tila: Voit jatkaa työskentelyä myös ilman internetyhteyttä, mikä on käytännöllistä liikkeellä oltaessa
- Allekirjoitukset: Hallituksen pöytäkirjojen sähköiset allekirjoitukset
- Äänestys: helppo ja nopea tapa pitää äänestys
Ympäristöystävällinen
Kuvittele vain paperipinoa, joka syntyy hallituksen kokouksessa, kerrottuna hallituksen jäsenmäärällä ja sitten kokousten vuosittaisella määrällä. Ei ole epäilystäkään, etteikö siirtyminen paperittomaan hallitustyöskentelyyn olisi ympäristöystävällistä.
Kun otetaan huomioon, että portaalia voi käyttää myös muille komiteoille ja työryhmille, viestintään ulkoisten tarkastajien kanssa ja sisäisesti johtoryhmässä sekä muilla osastoilla, jotka edellyttävät suojattua portaalia jakeluun ja vuorovaikutukseen, kuten henkilöstöhallinto ja kirjanpito, hyödyt ympäristölle ovat merkittäviä.
Hallituksen jäsenet haluavat paperitonta työskentelyä
Joka vuosi Admincontrol tekee isoimpien asiakkaiden parissa asiakaskyselyn, johon osallistuu yli 2 000 hallituksen jäsentä. Yhdessä kysymyksessä vastaajia pyydetään valitsemaan hallitusportaalin käytöstä saatava suurin hyöty. Vuosi toisensa jälkeen eniten mainintoja kerää paperiton työskentely, ja sitä seuraa asiakirjojen helppo käytettävyys ajasta ja paikasta riippumatta.
Hallituksen jäsenet ovat ilmaisseet kantansa. Mitä odotat vielä?
[form id=”84″ button_text=”LUE%20T%C3%84M%C3%84%20ENNEN%20KUIN%20VALITSET%20HALLITUSPORTAALIN%20″ /]