Hallitusportaalimarkkina meillä ja maailmalla

[quote text=”Pahimmillaan%20hallitusaineistot%20l%C3%A4hetet%C3%A4%C3%A4n%20toisen%20yrityksen%20s%C3%A4hk%C3%B6postiin%20jolloin%20materiaaleista%20tulee%20jo%20lainkin%20mukaan%20vieraan%20yrityksen%20omaisuutta.”]

Hallitusportaalit alkoivat muotoutua omaksi tuotteekseen vuoden 2002 Sarbanes-Oxley lain jälkimainingeissa, kun pörssiyhtiöiden hallintoon ja johtamiseen sekä tilintarkastajien toimintaan alettiin kiinnittää entistä enemmän huomiota. Tarve jakaa hallitusmateriaaleja nopeasti ja turvallisesti lisääntyi sääntelyn myötä, toisaalta lisääntyi myös hallituksen tarve keskustella  luottamuksellisesti yrityksen tilanteesta ilman pelkoa tahattomista tietovuodoista. Tämä tarve ei ole neljässätoista vuodessa hävinnyt minnekään, vaan päinvastoin lisääntynyt erilaisten tietovuotopaljastusten myötä. Toinen selkeä hallitusportaalien leviämistä edesauttava tekijä oli Gartnerin mukaan ensimmäisen iPadin lanseeraus vuonna 2010. Hallitusammattilaiset ottivat laitteen nopeasti omakseen sen helppokäyttöisyyden ja keveyden takia.

Tutkimme reilu vuosi sitten hallitusportaalien markkinatilannetta Suomessa puhelinhaastatteluin. Tutkimukseen otimme mukaan yli 20 miljoona euroa vaihtavia yrityksiä satunnaisotannalla reilut 500 kappaletta kokonaismäärän ollessa noin 2500. Tuloksena oli, että yli 90 prosenttia tutkituista yrityksistä jakelee hallitusaineistot sähköpostilla, verkkolevyn avulla tai perinteisesti kirjekuoressa. Trendinä voitiin havaita, että mitä enemmän yrityksen hallituksessa oli yrityksen ulkopuolista, omistajista ja toimivasta johdosta riippumatonta osaamista sitä useammin myös sensitiivisten hallitusmateriaalin turvalliseen jakeluun ja säilytykseen oltiin panostettu. Ruotsissa tilanne on tuplasti parempi, siellä yksi viidestä tutkitusta yrityksestä käyttää jo suojattua järjestelmää hallitusmateriaalien kanssa. Norjassa vastaava luku on vielä parempi, yksi neljästä.

Tänä päivänä kenellekään ei voi olla epäselvää, että sähköposti on käytännössä yhtä turvaton tapa välittää salaisuuksia kuin alakoulusta tuttu, kädestä käteen kulkeva paperilappu. Pahimmillaan hallitusaineistot lähetetään toisen yrityksen sähköpostiin jolloin materiaaleista tulee jo lainkin mukaan vieraan yrityksen omaisuutta.

Suomessa pörssiyritykset tässä tutkimuksessa osoittautuivat selkeästi edelläkävijöiksi, sillä niissä lähes järjestään oli jo käytössä tarkoitukseen dedikoitu hallitusportaali. Listayhtiöissä kasvaneen vastuun myötä myös turvaavat mekanismit on mitoitettu riskejä vastaavasti – ja hyvä niin.

Hallitusportaalimarkkinan voi jakaa karkeasti kahteen eri segmenttiin: ykkössegmentissä on palveluntarjoajat, jotka keskittyvät isoihin, listattuihin tai muuten vakiintuneihin yrityksiin. Nämä palvelut on yleensä riippumattoman kolmannen osapuolen säännöllisesti auditoimia, täysin kryptattuja niin liikenteen kuin tallennuksenkin osalta ja tarjoavat asiakkaan pääkäyttäjälle kattavat työkalut pääsyoikeuksien hallintaan ja käytön monitorointiin. Ykkössegmentin palveluntarjoajat ovat yleensä vakiintuneita yrityksiä, joiden leviämistä auttaa tunnettuus ja tuttuus hallitusammattilaisten keskuudessa.

Kakkossegmentissä on joukko paikallisia toimijoita, jotka yleensä ovat jatkokehittäneet standardialustalle lisätoiminnallisuutta hallitustyöskentelyä silmälläpitäen. Segmentin toimijat keskittyvät yleensä pienempiin organisaatioihin, joissa tietoturvalle eikä käytettävyydelle aseteta niin korkeita vaatimuksia. Kilpailukeinoina segmentin toimijoilla on perinteisesti ketteryys ja integroitavuus yrityksen olemassa oleviin järjestelmiin. Vertailtaessa eri segmenttien palveluita yrityksen tuleekin miettiä kuinka arvokasta aineetonta pääomaa palvelun huomaan uskotaan.

Blogisarjan seuraavassa osassa kerron mitä seikkoja yrityksen tulee ottaa huomioon valitessaan hallitusportaalin palveluntarjoajaa ja miten tiedon sijainti vaikuttaa yrityksen riskeihin.