Hallitustyöskentely: Mitä hallituksen esityslistalla pitäisi olla syksyllä 2020?

Mitä hallituksissa tapahtuu kuusi kuukautta sen jälkeen, kun koronaviruspandemia puhkesi? Onko tämä jo uusi normaali? Onko yrityksille, omistajille ja työntekijöille muuten erittäin vaativa ja haastava aika antanut erilaisen sysäyksen hallitustyöskentelyyn?

Blogi Toril Nag, Group EVP, Lyse AS

Nyt syyskuussa on kulunut kuusi kuukautta siitä, kun Norja ja monet muut maat suljettiin COVID-19-viruksen vuoksi. Tänä aikana sekä ihmiset että yritykset ovat saaneet kokea dramaattisen muutoksen päivittäisessä elämässään. Meidän on täytynyt ajatella ja toimia uusilla tavoilla sekä kotona että – kun maa on vähitellen avautunut uudelleen – töissä ja koulussa. Monet yritykset ovat kaatuneet, kun niiden tulopohja on tuhoutunut. Monet ihmiset ovat olleet tai ovat edelleen lomautettuna. Jotkut eivät koskaan saa takaisin työpaikkaa, joka heillä oli maaliskuussa. Työajat, työskentely paikat ja työhön liittyvät toimet on käännetty ylösalaisin.

Entä hallitukset? 

Entä hallitukset? Jatkavatko hallitukset kuten ennenkin – vai onko meidänkin todettava, että olemme menossa kohti uutta normaalia, jossa osa useimpien hallitusten heti sulun alettua tekemistä kriisitoimista pysyy käytössä myös jatkossa? Ja voiko tämä yrityksille, omistajille ja työntekijöille muuten erittäin vaativa ja haastava aika lopulta vaikuttaa positiivisesti hallitustyöskentelyyn?

Hallitustyöskentely on muuttumassa: ovatko digitaaliset hallituksen kokoukset uusi normaali?

Tämä vaikuttaa tietenkin käytännön näkökohtiin. Yhtiökokouksia on jo kauan toteutettu digitaalisesti. Digitaaliset hallituksen kokoukset toimivat sulun aikana niin hyvin, että monet hallitukset aikovat pitää ne käytössä ainakin joidenkin kokoustensa osalta. Tämä uusi kokousmuoto vähentää matkustamisen tarvetta ja voi myös muuttaa kokousten rytmiä korvaamalla koko päivän kestävät fyysiset tapahtumat muutamalla lyhyemmällä digitaalisella kokouksesta. Hallitusten, jotka eivät olleet vielä ottaneet käyttöön digitaalisia työkaluja kokousten koollekutsumista, esityslistan valmistelua, pöytäkirjojen allekirjoittamista jne. varten, oli viimein siirryttävä digitaaliseen maailmaan.

Monien mielestä siirtymä on tuottanut entistä paremman ja virtaviivaisemman tuloksen. Kasvokkain tapahtuvien kokousten tarve on tietenkin edelleen merkittävä, mutta digitaalisen ja fyysisen yhdistelmästä on tullut uusi normaali monille hallituksille.

Hallitustyöskentely: Pitäisikö hallitusten jatkaa muuten entiseen tapaan?

Kun pandemia iski, useimmat hallitukset reagoivat siihen melko nopeasti pitämällä kokouksia. Niissä keskusteltiin pandemian vaikutuksesta liiketoimintaan. Se on tietenkin hallituksen tehtävä. Miten ihmiset työskentelisivät? Entä asiakkaat? Voimmeko toimittaa tuotteemme? Onko meillä oikeat työkalut, joilla työntekijät voivat tehdä työnsä ja joiden avulla saamme arvoketjumme todella toimimaan? Selviämmekö me? Nämä kysymykset olivat esillä monissa maaliskuun kokouksissa.
Tilanne vaikutti luonnollisesti yrityksiin eri tavoin. Ravintolat ja matkailu kohtasivat ja kohtaavat edelleen valtavia haasteita. Televiestintä- ja IT-yritysten kysyntä taas on suurempaa kuin koskaan.

Nyt kun sulku on ohi, mutta yhteiskunnassa vallitsee edelleen uusi normaali, ja monien yritysten olosuhteet ovat muuttuneet rajusti, on kolme asiaa, joiden pitäisi olla tärkeimpiä hallitusten esityslistoilla syksyllä 2020:

Kolme asiaa, jotka hallitusten pitäisi asettaa korkealle esityslistalla syksyllä 2020

Digiloikka

Ensimmäinen – ja ilmeinen – asia on digiloikka. Useimmissa yrityksissä on tapahtunut digitaalista kehitystä, mutta kriisit tarjoavat myös mahdollisuuksia muutokseen. Uudet digitaaliset arvoketjut alkavat todella toimia – koska yhteiskunta edellytti niitä. Sen ennustamiseen ei tarvita kristallipalloa, että ravintolavaraukset QR-koodilla, kontaktittomat mobiilimaksut ja videoneuvotteluratkaisujen käytön lisääntyminen ovat täällä jäädäkseen. Miksi meidän on pitänyt odottaa niin kauan näin ilmeisiä asioita? Sama koskee päivittäistavarakaupan verkko-ostosbuumia. Hallitusten on nähtävä tämäntyyppisen muutoksen voima ja reagoitava entistä ennakoivammin

Kustannusperustan muutos

Toinen ilmeinen tekijä on muuttunut kustannusperusta. Maaliskuussa lähes kaikki hallitukset olivat huolissaan siitä, miten yhteiskunnan sulkeminen vaikuttaa heidän liiketoimintaansa. Tähän on keskityttävä edelleen – koska asiat eivät tule koskaan palaamaan täysin ennalleen. Tämän seurauksena hallitus voi ja sen on pakko tarkastella kustannusperustaa uudelleen. Eikä vähiten edellä mainitun digiloikan valossa.

Asiakaskäyttäytymisen ja asiakkaiden tarpeiden muutos

Kolmas – ja itse asiassa ensimmäinen ja tärkein – asia ovat asiakkaiden käyttäytyminen ja asiakkaiden tarpeet. Sosiaalisen muutoksen liikkeellepanevia voimia ovat tekniikka, sääntely ja se, mistä ihmiset ovat valmiita maksamaan. Kriisi muuttaa ihmisten käyttäytymistä enemmän kuin mikään muu. Kuinka liiketoimintaamme vaikuttaa se, että ihmiset syövät vähemmän ravintoloissa, mutta ostavat yhä enemmän kalliita elintarvikkeita verkosta? Kuinka liiketoimintaamme vaikuttaa se, että monet kodit varustetaan niin, että yksi tai molemmat vanhemmat voivat työskennellä kotoa käsin? Kuinka lähilomailun mahdollinen lisääntyminen vaikuttaa liiketoimintaamme? Kuinka se, että ihmiset haluavat kokea enemmän kotoaan käsin, vaikuttaa elokuvien ensi-iltoihin ja muihin kulttuuritapahtumiin?

Kiireellinen tarve tehdä asiat toisin

On houkuttelevaa nähdä muuttuneet asiakasmieltymykset ohimenevänä villityksenä, mutta sitä ne eivät ole. Koska – muiden asioiden ollessa samanarvoisia – ihmiset suosivat pienimmän vastarinnan tietä. Ja ihmisten tarpeisiin vastaavien digitaalisten arvoketjujen parannukset – tilauksesta ja maksamisesta aina toimitukseen asti – ovat nopeutuneet ja ne on hiottu täydellisiksi pandemian aikana. Asiakkaat, jotka eivät aiemmin nähneet käyttäytymisensä muuttamisen hyötyjä, kohtasivat yhtäkkiä valtavan vaatimuksen tehdä asiat toisin. Ja kun on suuri tarve virtaviivaistaa prosesseja, muutokset tapahtuvat suurella voimalla. Tekninen mahdollisuus on välttämättömyys, mutta se ei ole riittävä muutoksen edellytys. Hyvien ratkaisujen lisäksi asiakkaiden onhaluttava ja voitava käyttää tekniikkaa. Pääsääntöisesti heitä on houkuteltava ja koulutettava – virus koulutti meidät muutamassa viikossa tekemään asioita, joiden kouluttamiseen konsulttien ja markkinoijien tiimeiltä olisi kulunut vuosia. Täysin uudet ryhmät käyttävät tekniikkaa aivan eri tarkoituksiin kuin ennen pandemiaa, ja tämä tapahtui ennätyksellisen nopeasti. Hallitusten on pidettävä tutkansa päällä enemmän kuin koskaan ja tuettava ja haastettava yrityksiään pitämään entistäkin tiiviimmin yhteyttä asiakkaisiinsa ja tarkkailemaan käyttäytymisen muutoksia. Nämä asiat eivät häviä, vaikka pandemia häviäisi