Mikä on datahuone ja miksi yrityksesi kannattaa investoida siihen?

Monissa yrityksissä johtajat ovat tottuneet käsittelemään yritysostoihin tai jopa omaan myynnissä olevaan yritykseen liittyviä asioita. Prosessiin osallistujat saattavat kuitenkin olla myös ensikertalaisia riippumatta siitä, ovatko he vasta liittyneet yritykseen tai onko yritys siirtymässä tuntemattomalle strategiselle alueelle. Tämä artikkeli on kirjoitettu heille, joilla on vain vähän aiempaa kokemusta datahuoneen käytöstä.

Monia asioita tulee ottaa huomioon, kun harkitset yritysmyyntiä (tai -ostoa); tiedot, jotka täytyy jakaa, ja kysymykset, joihin täytyy kyetä vastaamaan tarkkaan harkitulla tavalla. Juuri tämän vuoksi datahuoneeseen investoinnista on tullut varteenotettava vaihtoehto, kun tällainen prosessi käynnistetään.

Asiakirjojen tallennuksen ja jäsentelyn lisäksi virtuaalisen datahuoneen tarkoituksena on myös varmistaa, että arkaluonteiset asiakirjat voidaan jakaa suojatusti ja luottamuksellisesti ulkoisten osapuolten kanssa. Nykyään yhä useammat yrityskaupat tapahtuvat yli kansallisten rajojen, mikä tarkoittaa sitä, että tarve hyviin datahuoneisiin, jotka ovat sekä intuitiivisia että käyttäjäystävällisiä, riippumatta siitä, millä kielellä puhutaan, on suurempi kuin koskaan ennen. Tässä artikkelissa kerromme lyhyesti, mitä etuja datahuoneen käytöstä on. Selitämme lyhyesti myös joitakin termejä, joita usein käytetään tässä asiayhteydessä.

MIKÄ VIRTUAALINEN DATAHUONE TODELLISUUDESSA ON?

Datahuone on räätälöity selkeyttämään ja tukemaan due diligence -prosesseja. Datahuoneessa yritys voi jakaa luottamuksellisia asiakirjoja ja suorittaa Q&A-kierroksia käyttäjäystävällisessä, intuitiivisessa ja suojatussa ympäristössä. Datahuone on suunniteltu tarjoamaan helppokäyttöiset menettelyt kaikille osapuolille. Ratkaisu varmistaa nopean, läpinäkyvän ja suojatun tietojenvaihdon esimerkiksi yritysfuusioissa ja -kaupoissa, saneerauksessa, pörssiin listautumisessa, pääomahankinnoissa, hankintamenettelyissä ja ulkoistamisessa.

Katso datahuoneemme esittelyvideo tästä: 

MIKÄ ON DUE DILIGENCE -PROSESSI?

Due diligence, ts. yhtiön tarkastusprosessi, on kriittinen ja keskeinen osa saneerausprosesseja, kiinteän omaisuuden myyntiä ja uusien strategisten kumppanuuksien arviointia. Yrityksen on oltava valmis paljastamaan kaikki tiedot lähtien asiakasyhteyksistä palkkiosopimuksiin, patenttikirjoihin ja moniin muihin asiakirjoihin. Kaikkien asiaankuuluvien asiakirjojen tarkastaminen antaa vankan perustan tehokkaalle due diligence -prosessille.

MIKSI DATAHUONETTA KANNATTAA KÄYTTÄÄ DUE DILIGENCE -PROSESSISSA?

Due diligence -prosessin toteutukselle on tärkeää olla hyvin valmistautunut.  Tämä prosessi on oleellinen yrityksen lopullisen arvonmäärityksen kannalta. Myyntiprosessit saattavat tulla eteen ilman varoitusta ja ne ovat aina etusijalla verrattuna päivittäisiin toimintoihin ja toimenpiteisiin. Tämä on erittäin haastava prosessi yritykselle. Datahuone yksinkertaistaa sitä niin paljon kuin mahdollista. Datahuoneessa kaikki asiakirjasi ovat hyvin jäsenneltyjä ja järjestyksessä. Ennen kaikkea datahuone on arkaluonteisten asiakirjojen suojattu jakelukanava.

MIKÄ ON DATAHUONEEN JÄRJESTELMÄNVALVOJA?

Järjestelmänvalvoja hallitsee kaikkia datahuoneen käyttäjiä, asetuksia ja asiakirjoja sekä voi lisätä ja muuttaa käyttäjien käyttöoikeuksia. Usein järjestelmänvalvoja on yrityksen talousjohtaja ja/tai kirjanpitäjä, mutta myös muut voivat olla järjestelmänvalvojia, esim. oikeudelliset tai talouden neuvonantajat. Jokaisessa yrityksessä voi olla useita järjestelmänvalvojia.

MIKÄ ON CLEAN ROOM?

Clean Room on ennen kaikkea datahuone datahuoneen sisällä. Sitä käytetään sellaisten tietojen jakamiseen, joiden käyttöoikeudet ovat hyvin rajalliset. Tällaisen huoneen käyttöön voi olla lukuisia monimutkaisia syitä. Lue lisää Clean Room -huoneista tästä

MIKÄ ON DATAHUONEEN CLEAN TEAM?

Yleensä Clean Room -huoneita käyttävät ainoastaan datahuoneiden järjestelmänvalvojat ja muutama ostajan neuvonantaja – heistä käytetään myös nimitystä Clean Team.

MIKÄ ON DATAHUONEEN Q&A-MODUULI?

Q&A-moduuli tarjoaa hyvän yleiskatsauksen asiakirjoihin ja tietoihin liittyvistä kysymyksistä ja vastauksista. Q&A-moduulia voidaan käyttää yksinkertaisena kysymys- ja vastaustoimintona tai sen avulla voidaan siirtää eteenpäin, lajitella ja jäsentää kysymyksiä. Sitä hallitaan “portinvartijaominaisuudella”, joka siirtää eteenpäin ja tarkistaa kysymykset ja vastaukset ennen niiden julkaisua.

MIKÄ ON ASIAKASPÄÄLLIKKÖ?

Asiakaspäällikkö avustaa datahuoneen käynnistyksessä ja hallinnassa ja toimii järjestelmänvalvojan tukena koko prosessin ajan sekä tarjoaa lisäsuojaa projektin aikana.

Toivottavasti tämä artikkeli on antanut sinulle käsityksen eduista ja ehdoista, joita käytetään usein yritysfuusioihin ja -kauppoihin liittyvissä prosesseissa.

[form id=”103″ button_text=”Download%20the%20Due%20Diligence%20checklist%20here%20″ /]