Ber bedrifter holde digitale møter under korona-utbruddet
Regjeringen kom nylig med en pressemelding om midlertidig endringer i regelverket for avholdelse av styremøter, generalforsamlinger, årsmøter og lignende. Nå blir det mulig å ha digitale styremøter i stedet for fysiske møter i de tilfeller hvor det tidligere var påkrevd med fysisk oppmøte.
På sin hjemmeside skriver regjeringen at i dagens regelverk er hovedregelen at norske selskaper avholder fysiske styremøter og generalforsamlinger. Men, siden dette i dagens situasjon kan medføre smitterisiko, kan det være uforsvarlig å gjennomføre.
«Med tanke på korona-utbruddet er dermed dagens regelverk til hinder for å sikre at selskapene forvaltes betryggende. Vi endrer det derfor midlertidig slik at selskapene kan erstatte fysiske møter med digitale», står det på regjeringen sin hjemmeside.
Les mer om saken på regjeringen.no
Regjeringen skriver videre at det er viktig å holde hjulene i gang i norske selskaper. For å klare dette er det en del beslutninger som må tas av styret, årsmøte eller generalforsamling. Mange selskaper må nå handle raskt for å håndtere utfordringer korona-smitten har medført.
De midlertidige reglene åpner for at styret ikke må møtes fysisk, men kan gjennomføre møter digitalt, for eksempel ved at en eller flere av styremedlemmer deltar pr. telefon, eller video eller andre egnede kommunikasjonsverktøy. Dette gjelder for allmennaksjeselskapet (herunder ved styrets behandling av årsregnskap og årsberetning), aksjeselskaper, stiftelser og samvirkeforetak.
Hva er viktig når selskapet skal gjennomføre elektroniske styremøter?
Styredokumenter er blant de aller mest sensitive dokumentene selskapet har. Kommer de på avveie kan det få alvorlige konsekvenser. Sikker distribusjon av styredokumenter bør være øverst på lista når styret skal gjennomføre elektroniske styremøter. Husk at det tilbys en rekke samhandling- og kommunikasjonsplattformer som gjør deling av dokumenter enklere og mer effektivt, men at man også må velge en leverandør som tar sikkerhet på alvor.
I styremøter skal det også føres protokoll over styrebehandlingen og alle styremedlemmer som har deltatt må signere protokollen. Nå som dere ikke kan møtes fysisk, er det en stor fordel å ha muligheten til å signere styredokumentene elektronisk.
Men, er elektronisk signatur juridisk bindene?
Aksjeloven har sidestilt elektronisk signering med fysisk underskrift, som betyr at dokumenter som styreprotokoll og andre selskapsdokumenter kan signeres elektronisk.
Med elektronisk signering er man ikke lenger bundet til kontoret og avhengig av tilgang til utstyr som skriver og skanner. Man kan fatte raske beslutninger hjemmefra, og ikke minst, prosessere dem mens man er på farta – uten å bli flaskehalsen i beslutningsprosesser. Dette er noe som mange styrer vil trenge i disse dager.
Med e-signatur kan brukerne enkelt signere dokumenter, og administrasjonen får full kontroll og oversikt over signeringsprosessen med sikkerheten godt ivaretatt
Med andre ord, en løsning som passer perfekt når styret ikke har mulighet til å møtes fysisk.
Vi i Admincontrol benytter oss av to løsninger for elektronisk signering, begge i henhold til eIDAS -standarden:
1. Avansert signatur er basert på markedsledende digital signeringsteknologi, og er både sikker og juridisk bindende.
2. Begrenset signatur er en alternativ SMS-basert løsning som er basert på autentisert e-signatur. Personen identifiseres gjennom tilgang til Admincontrol sammen med et engangspassord for å fullføre signeringen av et bestemt dokument. Denne løsningen brukes til å skaffe samtykke eller godkjenning av digitale dokumenter og anerkjennes som juridisk gyldig i de fleste land.
Ønsker du å vite mer om en styreportal med elektronisk signering? Vi hjelper din organisasjon i gang med digitale styremøter.