Hoe een organisatie te beheren die steeds meer op afstand werkt
In het kielzog van Covid-19 overwegen de meeste bedrijven pas in 2021 op grote schaal terug te keren naar het kantoor. Veel organisaties denken er ook over na om hun manier van werken permanent te veranderen. Ze willen het personeel meer flexibiliteit bieden om het moreel te stimuleren, de productiviteit te verhogen en tegelijkertijd de kantoorkosten en de vastgoedkosten te verlagen.
Medewerkers staan open voor het idee. Volgens recent onderzoek[1] zeggen negen van de tien werknemers die tijdens de Covid-19-crisis thuis hebben gewerkt, dat ze dat op een of andere manier willen blijven doen.
De massabeweging in de richting van werken op afstand blijft bestaan. Als gevolg daarvan moeten raden van bestuur nu overwegen hoe dit van invloed zal zijn op de manier waarop zij hun prestaties beoordelen en risico’s inschatten.
Hier is ons overzicht van de belangrijkste punten die u moet overwegen om ervoor te zorgen dat de overstap naar werken op afstand en verspreid werken een succes wordt.
Zorg voor een duidelijke langetermijnstrategie
Het eerste wat de besturen zullen moeten doen is een intern onderzoek instellen naar eventuele snel reagerende veranderingen in de werkmethoden en het beleid. Organisaties hebben in korte tijd veel bereikt met het werken op afstand en virtueel werken. Dat betekent niet dat wat er nu is – wat waarschijnlijk ad hoc is gebouwd – het fundament van de toekomst moet zijn. Raden van bestuur moeten ervoor zorgen dat zowel het beleid als de systemen proactief gericht zijn op toekomstige doelstellingen om werken op afstand op lange termijn levensvatbaar te maken.
De impact op mens en cultuur beoordelen
Besturen zullen rekening moeten houden met de impact op lange termijn die werken op afstand zal hebben op de bedrijfscultuur en de mensen. Terwijl werken op afstand gemak en efficiëntie biedt, kan het leiden tot een erosie in de geestelijke gezondheid en het welzijn van het personeel. De langetermijneffecten van het werken op afstand voor het personeel op massaschaal zijn gewoon nog niet bekend.
Om dit te helpen aanpakken, moeten besturen op zijn minst regelmatig korte enquêtes aan het personeel voorleggen om hen te helpen bij het beoordelen van de risico’s voor de geestelijke gezondheid als onderdeel van regelmatige prestatiebeoordelingen.
Maak van veilig productief werken een prioriteit
Als onderdeel van hun lopende risicobeoordelingsproces moeten besturen ook kijken naar beveiligings- en nalevingskwesties in verband met werken op afstand. Het gaat niet alleen om IT – er moet een beleid zijn om ervoor te zorgen dat werken op afstand levensvatbaar is en in overeenstemming met de sector waarin de organisatie actief is. Besturen dienen te overwegen dit beleid regelmatig te herzien om ervoor te zorgen dat het robuustheid combineert met de vrijheid voor werknemers om op afstand te werken zonder belemmeringen.
Toezicht te houden op kostenbeheersing en herinvestering
Een van de grote beloften van werken op afstand is dat het organisaties in staat zal stellen om de overheadkosten te verminderen en aanzienlijk te besparen door het verminderen van hun
onroerend goed. We staan op het punt om te zien hoe zich dit op wereldschaal ontvouwt – het zal dus aan het bestuur zijn om toezicht te houden op de manier waarop geld wordt bespaard, waar het moet worden geherinvesteerd om mensen te ondersteunen, en andere balanceringsmaatregelen te nemen. Het volgende jaar is waarschijnlijk het belangrijkste in de geschiedenis van de meeste organisaties, waar kritische beslissingen moeten worden genomen om de toekomst op lange termijn veilig te stellen. Het zal geen tijd zijn voor kostenbesparingen omwille van de kosten.
Leiding geven vanuit de bestuurskamer door het voorbeeld te geven
Tot slot heeft het weinig zin als een deel van een organisatie op afstand en digitaal werkt als een ander deel dat niet doet. Besturen – die van oudsher de neiging hebben om te vertrouwen op papieren processen en face to face-vergaderingen – moeten hier aandacht aan besteden en samenwerkingstechnologieën toepassen die hen helpen om al hun vergaderingen, processen en interacties met secretarissen en senior management teams virtueel uit te voeren. Dit is noodzakelijk voor de omgeving waar we nu allemaal mee opereren. Het zal helpen om de besluitvorming te versnellen in een tijdperk waarin tijd van essentieel belang is. Het belangrijkste is dat het bestuur de stijl van werken op afstand volledig zal begrijpen die nu de realiteit is voor alle anderen.
Als u meer wilt lezen over hoe besturen reageren op en leiding geven aan hun organisaties in wisselende tijden, raden wij De bestuurskamer in 2021 aan: Vijf trends waarop nu moet worden gereageerd.
[1] WISERD, Thuiswerken in het Verenigd Koninkrijk: Voor en tijdens de lockdown van 2020, 2020