Hoe kunt u uw M&A-transacties beveiligen met een virtuele data room?

Informatie die tijdens M&A-transacties wordt besproken en gedeeld, is altijd zeer gevoelig. Soms omvat die informatie bedrijfsgeheimen die de kern vormen van de hele deal. Het is absoluut noodzakelijk dat er niets tussendoor glipt of in verkeerde handen valt: in het ergste geval kan een lek zelfs een transactie doen mislukken.

In deze blog bespreken we hoe moderne virtuele data rooms u kunnen helpen deze uitdagingen het hoofd te bieden en hoe M&A-activiteiten optimaal beveiligd kunnen worden.

Wat is een virtuele data room?

Een virtuele data room is een online ruimte (digitale omgeving) waar u belangrijke documenten over uw kunt bedrijf plaatsen voor een verkoop of fusie. Zodra u uw ruimte heeft ingesteld, kunt u andere partijen (zoals potentiële kopers) op een gecontroleerde manier toegang geven tot deze documenten.

Doorgaans vult u uw virtuele data room met documentatie zoals contracten, informatie over intellectueel eigendom, werknemersinformatie, jaarrekeningen en nog veel meer. 

In wezen zijn virtuele data rooms de natuurlijke digitale progressie van de traditionele (fysieke) ruimtes die papieren documenten bevatten. Zoals de meeste digitale transformaties bieden ze ook een grote flexibiliteit met procesverbeteringen en efficiency tot gevolg. Wanneer bijvoorbeeld een M&A wordt afgesloten, is het eenvoudig om de volledige data room te exporteren (compleet met bestanden, Q&A-geschiedenis en index) en een juridisch archief van het proces te maken dat kan worden gebruikt in het geval van retrospectieve claims en eventuele andere inzage verzoeken achteraf.

Waarom zijn virtuele data rooms belangrijk voor de beveiliging?

In de hedendaagse zakenwereld zijn er vele manieren om informatie online op te slaan, te delen en te verzenden. Dit is kwetsbaar voor cyberaanvallen. E-maildiensten en diensten voor het delen van bestanden zijn belangrijke voorbeelden. Deze diensten worden meer dan ooit bedreigd nu we allemaal worstelen met de complicaties van Covid-19 en steeds meer werken op afstand. Volgens onderzoek, steeg alleen al e-mailoplichting met 667% na de lockdown in maart 2020. Volgens een andere bron zijn gebruikers drie keer meer vatbaar voor phishing-aanvallen.

Het belangrijkste voordeel van virtuele data rooms vanuit een beveiligingsperspectief is dat ze u helpen al deze kanalen te omzeilen en uw gegevens en communicatie binnen de grenzen en kanalen van het platform te houden.

Hoe houdt een virtuele data room de M&A-activiteiten precies veilig?

Op drie belangrijke manieren: door communicatie, opslag en toegang te beheren

1. Communicatie beheren

Problemen beginnen met communicatie rond M&A’s wanneer mensen in de verleiding komen om hun gesprekken te voeren op onveilige kanalen zoals e-mail. Virtuele data rooms helpen om dit probleem op te lossen door een veilige en productieve alternatieve plek te bieden om te communiceren en samen te werken aan documenten die zijn gewijd aan het desbetreffende project.

Een goede oplossing voor voor veilige communicatie binnen een virtuele data room moet bijvoorbeeld iseen minimaal een versleutelde chatfunctie bevatten die alle partijen kunnen gebruiken. Onze eigen data room-oplossing bij Admincontrol omvat een Secure Messaging-module waarmee gebruikers vertrouwelijke berichten binnen het platform kunnen verzenden en ontvangen. Het is een hybride vorm tussen e-mail en chat, waardoor gebruikers veilig kunnen communiceren binnen hun teams.

2. Documentopslag beheren

Er kunnen problemen ontstaan rond M&A’s wanneer mensen gratis beschikbare cloud diensten voor het delen van belangrijke bestanden en opslag gebruiken. Deze diensten zijn meestal ontworpen voor gebruik door de consument en voldoen niet aan de beveiligingsnormen die bedrijven zouden moeten aanhouden.

Een virtuele data room kan u helpen dit probleem op te lossen, omdat het een veilige plek biedt om toegang tot documenten te krijgen, deze op te slaan en te delen binnen de functionaliteit van het platform. Het is dan niet langer nodig om een externe dienst te gebruiken. Geautoriseerde gebruikers kunnen ook opmerkingen en notities toevoegen die andere geautoriseerde gebruikers kunnen zien. Het voorkomt bijgewerkte documenten als bijlagen te verzenden.

Sommige data rooms hebben ook functies waarmee u informatie kunt opbouwen rond belangrijke processen zonder afzonderlijke documenten te maken. Q&A-modules kunnen u bijvoorbeeld helpen om alle belangrijke “vraag en antwoord” informatie op te bouwen en voor geautoriseerde mensen beschikbaar te maken. Dit soort ingebouwde functionaliteit elimineert de noodzaak om een aparte Excel-spreadsheet voor Q&A te maken die u vervolgens als bijlage naar anderen moet verzenden

3. Toegang beheren

Virtuele data rooms zijn ook perfect voor het beheren van beveiliging, omdat u kunt bepalen wie toegang heeft via een beheerders dashboard. Dit geeft u flexibiliteit en maximale beveiliging, bijvoorbeeld als een potentiële koper uit het proces valt, kunt u gemakkelijk hun toegang verwijderen, of de geïnteresseerde kopers toegang bieden tot nieuwe gevoelige gegevens, zoals due diligence-beoordelingen.

U ook niveaus van geautoriseerde toegang instellen en bepalen wat gebruikers zien in documenten, mappen en Q&A’s. U kunt zelfs gebruikersrechten instellen, zodat u beheert wie beperkte of juist uitgebreide acties mag uitvoeren, zoals het afdrukken of downloaden van documenten

Afsluitende gedachten

Vóór 2020 waren de meeste verkopende bedrijven en M&A-adviseurs al begonnen met het gebruik van virtuele data rooms in plaats van meer traditionele fysieke data rooms om activiteiten te beveiligen. Nu we leven in een Covid-19 gedomineerde wereld, waar reizen en fysieke vergaderingen ernstig beperkt zijn, zijn virtuele data rooms uitgegroeid tot een noodzaak.

Als u bezig bent met het instellen van een M&A en nog niet bekend bent met een virtuele data room, ontdek dan alles wat u moet weten via onze eigen Admincontrol-data room-oplossing.

Wanneer u een data room-oplossing kiest, is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de oplossing beveiligingscertificeringen bevat die u helpen uw gegevens te beschermen in overeenstemming met erkende internationale normen. Lees meer over het belang van deze certificeringen en wat ze betekenen op onze beveiligingspagina’s.