Så här kan du spara pengar med en styrelseportal
En styrelseportal är ett säkert och effektivt dokumentdelnings- och samarbetsverktyg för styrelse, ledning, administration och andra intressenter i ett företag.
Allt fler företag upptäcker värdet av en styrelseportal och alla fördelar som det innebär i form av tidsbesparing, högre säkerhet, och hög användarvänlighet. Visste du att styrelseportaler dessutom är kostnadseffektiva och att man faktiskt kan spara pengar genom att byta till en portal?
Här är 5 punkter där en styrelseportal leder till kostnadsbesparingar:
Kostnader för papper, tryck och utskick
Har du någon gång funderat på hur mycket pengar du lägger på papper? Och hur är det med kostnaderna för toner och underhåll av skrivare? Det blir faktiskt en hel del under årens lopp! Kanske du till och med lägger ut jobbet till ett tryckeri? Då kan man nog tredubbla kostnaderna.
Och hur presenteras de utskrivna styrelsedokumenten? Jag gissar att du inte bara häftar ihop dem och skickar dem till styrelseledamöterna? Du ägnar förmodligen tid och pengar åt att binda ihop dem eller ordna dem prydligt i en mapp. Då ska den kostnaden också läggas till beräkningen.
Kostnader för distribution
Efter utskrift och bindning är dokumenten äntligen klara att skickas. Porto är knappast billigt, och om styrelsen får dokumenten levererade med kurir drar kostnaderna snabbt iväg.
Kostnader för säkerhetsöverträdelser
Kanske fnös du bara åt de båda föregående punkterna och tänkte ”Jag har inga sådana kostnader, jag använder e-post!”. Visst, e-post är praktiskt och nästan gratis, men det är verkligen inte rätt kanal att kommunicera och skicka känsligt styrelsematerial.
Med e-post och snigelpost tappar du kontrollen över företagets känsligaste dokument. Du kan inte vara säker på att styrelsedokumenten når styrelseledamöterna, och du vet inte vad som händer med dokumenten efter att de nått sina rättmätiga mottagare (om de ens kommer så långt…).
Vågen av hackare och internetbedragare innebär att cybersäkerhet är viktigare än någonsin tidigare. Sekretess och säkerhet är grunden för en styrelseportal och säkerställs genom ett konstant fokus på säkerhet, både när utveckling sker och under den dagliga driften.
Kan du ens uppskatta kostnaderna för det som inte får ske, att känsliga dokument kommer på avvägar och hamnar i orätta händer?
Kostnader för arkivering
Kostnadsbesparingarna med en styrelseportal handlar inte bara om själva mötena. Efter styrelsemötet ska dokumenten arkiveras och förvaras på ett säkert sätt för framtida referens. Arkiveringen kräver lagringsutrymme, och någon måste också hantera och kunna ta fram dokumenten på begäran.
Med en styrelseportal har administrativ personal – och alla styrelseledamöter – säker och enkel tillgång till alla dokument i sitt eget digitala arkiv. En avancerad sökfunktion gör det enkelt att hitta och gå igenom dokument från flera år tillbaka.
Arbetstid för styrelsesekreterare, administration och styrelseledamöter
För att få hela bilden ska du också räkna in besparingar som kan göras tack vare effektivare arbetssätt.
Vissa Admincontrol-kunder har upptäckt att övergången till en styrelseportal minskade tiden som ägnas åt förberedelse och distribution av styrelsedokument från åtta timmar till bara 30 minuter.
För styrelseledamöter innebär en styrelseportal kortare förberedelsetid inför styrelsemöten och att möten kan genomföras smidigare. Styrelseledamöter uppskattar också möjligheten att arbeta pappersfritt. Varje år genomför Admincontrol en stor kundundersökning hos över 2 000 styrelseledamöter. I en av frågorna ombeds respondenterna att ange de största fördelarna med att använda en styrelseportal. År efter år är det möjligheten att arbeta pappersfritt som får högsta poäng, följt av smidig åtkomst till dokument oavsett tid och plats.
En styrelseportal innebär förutsägbara kostnader
Styrelseportaler innebär förutsägbara kostnader i form av en årligavgift, alla kostnadsbesparingar som nämns ovan, plus fördelarna med att kunna samarbeta säkert och effektivt före, under och efter styrelsemöten. Det är knappast förvånande att styrelseportaler redan är ett mycket viktigt verktyg för professionella styrelser.
Vill du veta mer om vad en styrelseportal är och vilka fördelar en sådan kan innebära för företaget, administrationen och styrelsen?